Jakarta, Hivefive.co.id – Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.
Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.
Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik.
Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan OA untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
Layanan Komunikasi Kantor Virtual
- Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.
- Asisten Virtual – Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
- Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
- Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
- Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.
Layanan Ruang Kantor Virtual
- Alamat Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
- Alamat surat – Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
- Domisili Gedung untuk pendirian perusahaan
- Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
- Bisnis Meeting Space – Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
- Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
- Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.
Pengguna umum Virtual Office:
Virtual office memudahkan para pengusaha hingga researcher untuk menggunakan jasa kantor tanpa perlu banyak mengeluarkan banyak biaya. Virtual office menjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan yang ingin melakukan market research di suatu wilayah. Jenis perusahaan yang banyak menggunakan jasa tersebut sebagai berikut:
- Home Industri barang
- Anak/cabang perusahaan
- Akuntan
- Pengacara
- Hukum Perusahaan
- Katering
- Toko online
- Dokter / Terapis
- Bisnis konsultan
- Mediator / resolusi konflik
- Kamar Dagang
- Senior manajemen
- Real estat
- Perusahaan hipotek
- Broker Saham / perencana keuangan
- Koleksi lembaga
- Jaringan kelompok
- Pelatih / instruktur
- Inkubator
- Infrastruktur
Tips Menyewa Kantor Virtual
Lokasi
Cari lokasi kantor di pusat bisnis atau dekat rumah Anda. Perhatikan pula tempat parkir, untuk kendaraan bagi pekerja dan klien Anda.
Harga sewa kantor bersama
Sebelumnya Anda harus teliti harga sewa kantor bersama yang di tawarkan, mengapa tarifnya bisa lebih bersaing satu dengan lainnya.
Kondisi ruang kerja
Anda harus mempertimbangkan kebutuhan ruang kerja Anda apakah sesuai dengan kebutuhan Anda serta bagaimana interior kantor dan furnitur kantor ergonomis bersama yang tersedia.
Fasilitas pendukung dan yang diperlukan
Selain dari sisi biaya, Anda juga harus mempertimbangkan biaya-biaya lain seperti tenaga pesuruh kantor, satpam, resepsionis, fax, fotocopy, printer, telepon, besaran KWH listrik & wifi internet yang disediakan.
Surat kontrak
Selain 4 poin di atas, jangan lupa untuk membuat perjanjian kontrak yang resmi merupakan hal penting untuk kelancaran usaha Anda dalam jangka panjang.
Pertimbangan Lain
Tips di atas merupakan pertimbangan dasar untuk menentukan kantor virtual, selain itu Anda juga harus memperhatikan hal-hal sekunder seperti.
- Networking antar pengguna kantor virtual – Merupakan keharusan bagi dunia bisnis untuk mengembangkan networking untuk pemasaran sehingga saling menguntungkan satu dengan lainnya. Jadi carilah kantor virtual yang memiliki banyak anggotanya.
- Kolaborasi antar pengguna kantor virtual – Mencari peluang untuk saling berkolaborasi antar pengguna kantor virtual dalam bidang pemasaran seperti contoh promosi silang untuk kemajuan usaha Anda.
Adanya virtual office pada zaman yang semakin maju ini sangat membantu bisnis yang dijalankan oleh berbagai masyarakat, selain murah, penggunaannya juga sangat bermanfaat.
Hive five memiliki pengalaman luas untuk membantu Anda mendapatkan Lokasi Kantor Virtual di lokasi stratregis. Hive Five hadir sebagai solusi yang membantu anda mendapatkan Alamat Virtual Office Terbaik.
Tim profesional kami juga siap mendukung dalam hal pengurusan surat, legalitas, serta panggilan telepon atau email untuk menunjang semua kebutuhan bisnis Anda.
Kunjungi Promo Virtual Office kami Disini !
Atau Hubungi Kami sekarang !